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Espacio en la nube y suite de trabajo colaborativo
¿Qué es?
Es el conjunto de herramientas para que un equipo trabaje junto desde cualquier lugar: correo institucional, documentos compartidos que varias personas editan al mismo tiempo, calendarios comunes, videollamadas y un “disco en internet” donde guardar todos los archivos de la organización.
La diferencia práctica: en lugar de mandarse correos con archivos adjuntos y terminar con quince versiones distintas, todos trabajan sobre el mismo documento, siempre actualizado.
¿Qué problema resuelve?
Termina con el caos de archivos (informe_final_final_v2_estecorregido.doc), ordena la comunicación, permite el trabajo remoto y da control sobre quién puede ver y editar cada cosa. Además, cuando alguien se va de la organización, la información queda, porque nunca estuvo en su computadora personal.
Palabras técnicas que conviene entender
Cloud (nube): guardar los archivos y programas en servidores de internet en lugar de en la computadora de cada uno.
Suite (conjunto de herramientas): el paquete integrado de correo, documentos, calendario y almacenamiento.
Workspace (espacio de trabajo): el nombre comercial de la suite de Google.
Sync (sincronización): que un archivo modificado en un dispositivo se actualice solo en todos los demás.
Single Sign-On (SSO) (inicio de sesión único): usar una sola contraseña para entrar a todos los sistemas de la organización.
Las opciones que ofrecemos
A) Google Workspace for Education / for Nonprofits Gratuito en su edición base para instituciones educativas que califican.
Existen licencias gratuitas limitadas (solo correo, o de usuario archivado) para liberar cupos. Las ediciones pagas exigen una carta de verificación del carácter educativo de la institución.
B) Microsoft 365 Education El equivalente de Microsoft, con Teams, OneDrive y Office. Tiene ediciones gratuitas y pagas para instituciones que califican.
C) Nextcloud (instalación propia)
Alternativa de software libre que se instala en servidores propios. Su gran ventaja es la soberanía de los datos: la información queda bajo control de la organización y no de una empresa extranjera. Es la opción recomendada cuando hay datos sensibles o exigencias legales sobre dónde deben residir.
D) Almacenamiento de objetos compatible con S3 / MinIO Para guardar volúmenes muy grandes de archivos y respaldos de manera escalable y económica. S3 — Simple Storage Service es el estándar de la industria; MinIO es la versión de software libre que se instala en servidores propios.
Qué incluye
- Diseño de la estructura organizativa (unidades, grupos, permisos)
- migración de correos y archivos
- configuración de seguridad
- políticas de gobierno de datos (quién accede a qué)
- capacitación.
Qué no incluye
La compra de las licencias pagas, que las contrata el cliente a su nombre · soporte de aplicaciones no contempladas en el alcance.
Salvo que se acuerde aparte
Cómo lo hacemos
Diagnóstico
1 a 3 semanas- Inventario de usuarios, casillas de correo y volumen total de datos
- relevamiento de la estructura organizativa (quién depende de quién)
- verificación de si califica para las ediciones educativas o sin fines de lucro
- análisis de dónde está hoy la información (servidores viejos, nubes personales de empleados)
- requisitos de privacidad.
Entregables
- plan de migración por etapas
- mapa de permisos
- informe de licencias necesarias.
Implementación
2 a 6 semanas- Alta y verificación del dominio en la plataforma
- creación de unidades organizativas y grupos
- configuración de seguridad, incluida la verificación en dos pasos
- preparación de la migración por lotes
- configuración de los registros de correo (SPF, DKIM y DMARC).
Entregables: plataforma configurada · grupo piloto funcionando.
Despliegue
2 a 8 semanas, según el volumen- Migración por etapas: primero un grupo piloto chico, después el resto
- verificación de que no se perdió nada
- capacitación a usuarios y a administradores
- acompañamiento intensivo las primeras semanas (es cuando aparecen todas las dudas)
- cierre y transferencia de la administración.
Entregables
- migración completa
- manuales
- tablero de adopción.
Datos del servicio
1 a 4 meses, según cantidad de usuarios.
proyecto cerrado de migración + abono mensual de administración.
especialista en nube, administrador de correo, capacitador, líder de proyecto.
listado de usuarios, acceso a los sistemas actuales, decisión sobre las licencias, un referente interno.
- perder correos en la mudanza → se previene con pruebas y respaldo previo completo
- resistencia al cambio → se previene con piloto y capacitación
- costos de licencias inesperados por el cambio de reglas de Google → se previene analizando las licencias en la fase de diagnóstico.
porcentaje de migración exitosa, uso real de las herramientas, baja de incidentes de correo, satisfacción.
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